Maak een verbinding tussen een factureringsprogramma en boekhoudsoftware.

Lang geleden

Ik haal dit onderwerp graag aan omdat het teruggaat tot mijn echte beginjaren in het vak. In een tijd waarin het begrip « ERP » (geïntegreerde software) nog helemaal niet ingeburgerd was bij kleine en middelgrote ondernemingen, was het gebruikelijk om verschillende programma’s te gebruiken, waaronder één voor het commercieel beheer (facturatie, voorraadbeheer, …) en een ander voor de boekhouding.

Veel gebruikers zaten toen met het probleem dat ze dezelfde gegevens op twee verschillende plaatsen moesten invoeren, maar telkens in een andere context. Een klant die in het commercieel beheer werd aangemaakt, moest ook in de boekhoudsoftware worden aangemaakt. Elke factuur die in het eerste programma werd ingevoerd, moest ook in de boekhouding worden verwerkt, in de vorm van een boekhoudkundige verrichting.

Tal van integratoren hadden een magische koppeling beloofd. In werkelijkheid waren er maar weinig die daadwerkelijk tot stand kwamen of de verwachte betrouwbaarheid boden. Precies op dit vlak heb ik destijds heel wat ontwikkelingen uitgevoerd.

Dit is een gevoelig onderwerp. Het gaat onder meer om de correctheid van de btw-aangifte of de jaarrekening die uiteindelijk uit dit hele proces voortvloeien.

Een goed begrip van de regels

Een factuur van 100 EUR onder het binnenlandse btw-regime overbrengen naar boekhoudsoftware levert doorgaans weinig problemen op. Maar de zaken kunnen snel complexer worden: een aankoopfactuur met niet-afgetrokken korting en gedeeltelijk niet-aftrekbare btw wordt al snel een echte uitdaging. Een goed begrip van de boekhoudkundige en btw-mechanismen is dan noodzakelijk. Validatie door de personen die binnen of voor de onderneming verantwoordelijk zijn voor de boekhouding, maakt het mogelijk om de gebruikte schema’s te bevestigen.

Deze overdrachten beveiligen

Dit soort ontwikkeling mag dan ook niet lichtzinnig worden aangepakt. Een aantal basisregels is onmisbaar:

• Onderbrekingen in de nummering van de boekhouding vermijden.
• Geen dubbele facturen aanmaken.
• Geen enkele wijziging meer toestaan aan documenten uit het commercieel beheer die naar de boekhouding zijn overgebracht.
• Vooraf controleren of de klant of leverancier correct in de gegevens van het boekhoudprogramma werd opgenomen en, indien nodig, werd bijgewerkt.
• « Multi-user »-vergrendelingen implementeren zodat twee gebruikers niet gelijktijdig dezelfde gegevens kunnen overbrengen.
• …

En in een echt ERP

Uiteraard gelden binnen een ERP dezelfde processen, maar dan intern in de software. Daardoor kan men nog verder gaan:

• Ontvangen kassabetalingen in de boekhouding opnemen, met automatische afpunting.
• Verschillende boekingen automatisch met elkaar kunnen combineren: verschillende voorschotten, betaling bij afhaling van de goederen, saldo op factuur, met automatische afpunting.
• Een status « betaald » op een klantorder weergeven op basis van een betaling die automatisch in de boekhouding werd geïdentificeerd.
• …

De communicatie tussen twee softwarepakketten is uiteindelijk slechts het vertrekpunt. De echte uitdaging ligt in het getrouw vertalen van boekhoudkundige en fiscale regels naar algoritmen.